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コンサルティンググループ

書類電子化コンサルティング

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法令対応からシステム開発/販売までワンストップ対応

 

 

「電子化事業」では、「情報サービスでコンプライアンスの理想と現実を繋ぐこと」を使命とし、Adobe社とサイボウズ社のオフィシャルパートナーとして活動しおります。

 

さまざまな法律が絡む文書の電子化領域について、グループとして士業集団を母体に持つ強みを活かし、情報技術 × 士業の専門性を連携、文書の電子化だけでなく業務改善、コンプライアンス強化まで含めたソリューションをワンストップでご提供いたします。

 

 

 

書類の電子化 メリット

1.コスト削減

主に印紙代、郵送代、人件費、書類の保管費用などのコストが削減できます。

中でも大きなメリットとなるのが、印紙代の削減です。

印紙税法第2条より、電子契約で取り交わされる電子ファイルは、印紙税が課せられません。そのため、金額が大きい契約の場合、印紙税が大幅に節税できます。

また、契約書データはサーバーやクラウドストレージに保管されるので、保管スペースや保管コストが不要となり、コスト削減も期待できます。

 

2.業務効率化

紙の契約書特有の印刷・押印・封入・郵送といった締結までの煩雑な業務が不要になります。

電子契約では、すべての行程をインターネット上で完結させることができ、契約締結までの時間短縮が可能になるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

進捗状況も確認でき、漏れや遅延も防ぐこともできます。また、検索システムにより過去の契約書も簡単に探すことができるので業務スピードも向上します。

 

3.コンプライアンス強化

電子契約書は、電子署名とタイムスタンプの生成により「誰が」「何を」「いつ」合意したかを証明することができ、改ざんのリスクが低いため、業務の透明性を担保できます。

また、データはセキュリティの高いクラウド上に保管されているので、情報漏えいや災害などによる紛失があっても復元が可能となり、コンプライアンス強化につながります。

 

4.テレワーク対応

電子契約の導入により押印のための出社を防止し、文書のスキャニング保存により外出先や自宅から文書を確認することが可能となります。

 

 

ケインズアイコンサルティンググループでは、書類や帳簿書類の電子化を通じた業務プロセスの変更支援や電子契約サービスの導入支援、書類のスキャナ保存などを検討されている方をサポートいたします。

 

 

 

ご提供サービス

ケインズアイの書類電子化コンサルティングでは、お悩みに合わせたサービスを提供しています。

 


 

書類の電子化コンサルティング

「何から始めればいいかわからない…」という場合や、「電子化は進めているけど、法令対応ができているか不安」という場合は、課題分析からワークフロー構築、法令面の規定策定・要件定義まで一括サポート致します!

分析フェーズで、文書・業務・法令対応の分析、システムの確認を、要件に基づき、一つ一つしっかりと分析をさせて頂いて、課題とこれから導入する理想の姿とのギャップを把握した上で、どのような要件が必要なのかという事を、設計構築フェーズの中で活かしながら作っていくというような流れになっております。

実際の課題を分析し、ワークフローなどを構築していきますので、より効果的でガバナンスが効いた、運用が実現できます。

コンサルティング全体像

 


 

システムの導入支援

「電子契約システムを導入したいが、どのシステムを導入しよう…」とお困りの場合は、システムの導入支援や運用規定の整備などサポート致します!
※弊社で導入支援・サポート可能なサービス
 書類管理システム:サイボウズ社のkintone(弊社指定のプラグイン含む)
 電子契約サービス:Adobe社のAdobe Sign

 


 

電子化アドバイザリーサービス

運用支援のアドバイザリーサービスは、導入後の法令面の不安な部分だったり、不明な部分に関してサポートさせていただくサービスとなっております。
また業務改善につながる効果的な電子契約の活用に関しても、アドバイスをさせて頂きます。

 


 

スキャニングサービス

「今まで保管していた書類やこれからの発生する書類はどうしよう…」という場合は、スキャニングの代行サービスで書類の電子化作業をサポート致します!

またスキャニングだけではなく、入力項目代行サービスもご提供しております。

 


 

 

お問い合わせ

書類電子化コンサルティングのご質問やお問い合わせは、下記フォームから「お問い合わせの種類」を「書類の電子化に関するお問い合わせ」に変更して送信していただきますようお願い致します。