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書類電子化コンサルティング

電子契約とは

電子契約とは、「紙」と「印鑑」で締結していた契約をインターネット上で行うもので、電子ファイルと電子署名により契約を締結し、企業のサーバーやクラウドストレージなどに電子データを保管する契約方法です。

日本では2000年前後に日本政府が掲げたE- ジャパン構想を皮切りに「電子署名法」や「電子帳簿保存法」などの法整備が進み、電子契約を導入しやすい環境になってきています。

場所や時間に縛らない電子契約は、テレワークの推進やBCP(事業継続計画)対策にも有効な手段として、今後、一層の注目が高まっています。

 

 

電子契約の3つのメリット

  1. コスト削減
    主に印紙代、郵送代、人件費、書類の保管費用などのコストが削減できます。
    中でも大きなメリットとなるのが、印紙代の削減です。
    印紙税法第2条より、電子契約で取り交わされる電子ファイルは、印紙税が課せられません。
    そのため、金額が大きい契約の場合、印紙税が大幅に節税できます。
    契約書データはサーバーやクラウドストレージに保管されるので、保管スペースや保管コストが不要となり、大幅なコスト削減も期待できます。

  2. 業務効率化
    紙の契約書特有の印刷・押印・封入・郵送といった締結までの煩雑な業務が不要になります。
    電子契約では、すべての行程をインターネット上で完結させることができ、契約締結までの時間短縮が可能になるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
    進捗状況も確認でき、漏れや遅延も防ぐこともできます。また、検索システムにより過去の契約書も簡単に探すことができるので業務スピードも向上します。

  3. コンプライアンス強化
    電子契約書は、電子署名とタイムスタンプの生成により「誰が」「何を」「いつ」合意したかを証明することができ、改ざんのリスクが低いため、業務の透明性を担保できます。
    また、データはセキュリティの高いクラウド上に保管されているので、情報漏えいや災害などによる紛失があっても復元が可能となり、コンプライアンス強化につながります。

 

 

ケインズアイコンサルティンググループでは、書類や帳簿書類の電子化を通じた業務プロセスの変更支援や電子契約サービスの導入支援、書類のスキャナ保存などを検討されている方をサポートいたします。

 

 

電子契約の法的有効性

従来、企業間の契約においては訴訟問題が起きた場合の証拠として、また税務上「署名または捺印のある書面」を用いて合意し、契約当事者双方が税法の求める期間、紙で保管することが必須とされてきました。
現在、電子契約に関する法律として以下の法律が整備され、紙による契約と変わらない法的効力をもっています。

 

  • 電子帳簿保存法(1998年7月施行)
    国税関係の帳簿書類を電子データとして保存する手段などを定めた法律。
    従来、帳簿書類は紙で7年間保存することが義務付けられていました。しかし、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たすことで、電子データでの保存が認められました(同法10条)。

  • 電子署名法(2001年4月施行)
    電子署名が署名や押印と同等の法的効力を持つことを定めた法律。
    「電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と記されています(同法3条)。

  • e -文書法(2005年4月施行)
    紙で保存する必要があった書類を、スキャンした電子データとして保存を認める法律。
    e -文書法により国税関係書類のスキャナ保存を容認する「電帳法スキャナ保存」(同法4条3項)が追加改正されました。
    また、電子帳簿保存法では、「国税関係の書類」が対象となっているのに対し、e-文書法では「保存が義務付けられているすべての文書」を対象としています。

 

 

ご提供サービス

ケインズアイの書類電子化コンサルティングでは、お悩みに合わせたサービスを提供しています。

 

  • icon9
    診断・設計コンサルティング

    「何から始めればいいかわからない…」という場合や、「電子化は進めているけど、法令対応ができているか不安」という場合は、課題分析からワークフロー構築、法令面の規定策定・要件定義まで一括サポート致します!

  • icon10
    システム導入支援・サポート

    「電子化する書類はどのように管理しよう…」とお困りの場合は、システムの導入支援や運用規定の整備などサポート致します!
    ※弊社で導入支援・サポート可能なサービス
     書類管理システム:サイボウズ社のkintone(弊社指定のプラグイン含む)
     電子契約サービス:Adobe社のAdobeSign

  • icon14
    スキャニングサービス

    「今まで保管していた書類やこれからの発生する書類はどう処理しよう…」という場合は、スキャニングの代行サービスで書類の電子化作業をサポート致します!

 

お問い合わせ

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